Văn phòng đại diện phù hợp khi thương nhân nước ngoài muốn nghiên cứu thị trường, phát triển quan hệ đối tác và hỗ trợ công ty mẹ tại Việt Nam nhưng chưa trực tiếp kinh doanh tạo doanh thu.
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo giấy phép. Chức năng chính là liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội đầu tư kinh doanh.
Văn phòng không phải doanh nghiệp độc lập và không được sử dụng để trực tiếp mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc phát sinh doanh thu tại Việt Nam.
Điều kiện được cấp giấy phép
Thương nhân nước ngoài phải được thành lập hoặc đăng ký hợp pháp; thông thường đã hoạt động ít nhất một năm. Nếu giấy đăng ký kinh doanh có thời hạn, thời hạn còn lại cần đáp ứng yêu cầu tại thời điểm nộp hồ sơ.
Nội dung hoạt động của văn phòng phải phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam. Trường hợp chưa phù hợp, cơ quan cấp phép có thể phải lấy ý kiến cơ quan quản lý chuyên ngành.
Phạm vi hoạt động
Văn phòng có thể làm đầu mối liên hệ, nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đối tác, quảng bá hình ảnh công ty mẹ và theo dõi hợp đồng do công ty mẹ ký với đối tác Việt Nam.
Nếu mục tiêu là ký hợp đồng thương mại, thu tiền, xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu tại Việt Nam, nhà đầu tư nên đánh giá mô hình công ty hoặc chi nhánh thay vì văn phòng đại diện.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Hồ sơ thường gồm đơn đề nghị, giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, văn bản bổ nhiệm người đứng đầu, tài liệu chứng minh công ty mẹ vẫn hoạt động, giấy tờ của người đứng đầu và tài liệu về địa điểm.
Tài liệu nước ngoài phải được xử lý theo yêu cầu chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật và chứng thực, trừ trường hợp được miễn. Tên, địa chỉ, số đăng ký và người ký cần thống nhất trong toàn bộ hồ sơ.
Địa điểm và người đứng đầu
Cơ quan cấp phép được xác định theo địa điểm dự kiến đặt văn phòng và cơ chế quản lý tại địa phương. Địa chỉ nên được kiểm tra trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn.
Nếu người đứng đầu là người nước ngoài, thương nhân cần đánh giá riêng thủ tục giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, thị thực và cư trú. Việc cấp giấy phép văn phòng không tự động hoàn tất các thủ tục này.
Công việc sau cấp phép
Văn phòng cần hoàn tất thủ tục về mã số thuế, tài khoản, nhân sự, lao động, biển hiệu và lưu trữ hồ sơ; đồng thời thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoạt động theo quy định.
Giấy phép thông thường không quá năm năm và không vượt quá thời hạn còn lại của giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ nếu tài liệu đó có thời hạn. Hồ sơ gia hạn nên được chuẩn bị trước khi giấy phép hết hiệu lực.
Nguồn tham khảo
Nội dung mang tính tham khảo tại thời điểm cập nhật, không thay thế tư vấn cho một hồ sơ cụ thể.