Hồ sơ thành lập doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Nhóm thông tin về doanh nghiệp

Tên cần được tra cứu để hạn chế trùng hoặc gây nhầm lẫn. Ngành nghề nên phản ánh đúng hoạt động dự kiến; một số ngành chỉ được triển khai sau khi đáp ứng điều kiện hoặc được cấp giấy phép chuyên ngành.

• Tên doanh nghiệp bằng tiếng Việt, tên nước ngoài và tên viết tắt nếu có.
• Địa chỉ trụ sở chính có căn cứ sử dụng hợp lệ.
• Ngành, nghề dự kiến kinh doanh và phạm vi hoạt động thực tế.
• Vốn điều lệ, tỷ lệ góp vốn và loại tài sản góp vốn.
• Người đại diện theo pháp luật, chức danh và phạm vi đại diện.

Nhóm thông tin về chủ sở hữu, thành viên hoặc cổ đông

Cá nhân thường cần thông tin định danh còn hiệu lực. Tổ chức góp vốn cần tài liệu pháp lý, quyết định góp vốn và thông tin người đại diện theo ủy quyền. Tài liệu được cấp ở nước ngoài có thể phải hợp pháp hóa lãnh sự, dịch và chứng thực theo trường hợp áp dụng.

Quy định đăng ký doanh nghiệp hiện hành còn yêu cầu doanh nghiệp kê khai, lưu giữ hoặc cập nhật thông tin liên quan đến chủ sở hữu hưởng lợi theo phạm vi pháp luật quy định. Đây là phần cần được rà soát từ cơ cấu sở hữu thực tế, không nên chỉ dựa vào tên người đứng trên hồ sơ.

Nhóm văn bản đăng ký

Biểu mẫu đăng ký được ban hành và cập nhật theo văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên sử dụng đúng phiên bản tại thời điểm nộp thay vì dùng lại bộ mẫu được tải từ nguồn cũ.

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu hiện hành.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên, cổ đông sáng lập hoặc người đại diện theo ủy quyền khi loại hình yêu cầu.
• Bản sao giấy tờ pháp lý và văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu có.

Kiểm tra trước khi nộp

Cần đối chiếu thống nhất họ tên, số định danh, địa chỉ, tỷ lệ vốn và chức danh trên toàn bộ tài liệu. Nếu hồ sơ được ký điện tử hoặc nộp trực tuyến, tài khoản, chữ ký và tệp đính kèm cũng cần đúng định dạng và đúng chủ thể ký.

Sau khi được cấp đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các công việc về góp vốn, thuế, hóa đơn, lao động, giấy phép chuyên ngành và quản trị nội bộ theo hoạt động thực tế.