Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc pháp lý của doanh nghiệp, được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và sử dụng trong hồ sơ thuế, hóa đơn, hợp đồng và nhiều giấy phép khác. Chọn địa chỉ không phù hợp có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa hoặc doanh nghiệp phải thay đổi đồng loạt sau khi hoạt động.
Địa chỉ phải xác định được trên địa giới hành chính
Thông tin trụ sở cần thể hiện đầy đủ số nhà, đường, khu vực, đơn vị hành chính và tỉnh hoặc thành phố theo dữ liệu hiện hành. Sau các đợt sắp xếp địa giới, doanh nghiệp nên dùng đúng tên đơn vị hành chính được cơ quan nhà nước công bố.
Số điện thoại, email và thông tin liên hệ nên được duy trì để nhận thông báo từ cơ quan quản lý và đối tác.
Cần có căn cứ sử dụng hợp lệ
Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy tờ sở hữu, hợp đồng thuê hoặc văn bản cho mượn địa điểm. Hợp đồng cần thể hiện đúng chủ thể, diện tích, mục đích sử dụng và thời hạn. Với ngành nghề cần giấy phép, mặt bằng có thể phải đáp ứng thêm điều kiện về diện tích, phòng cháy, môi trường hoặc khoảng cách.
Có được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư?
Nhà ở, căn hộ hoặc phần diện tích có chức năng để ở không được sử dụng cho mục đích không phù hợp với công năng. Với tòa nhà hỗn hợp, chỉ phần diện tích được phê duyệt cho thương mại, văn phòng hoặc chức năng kinh doanh phù hợp mới nên được xem xét làm trụ sở.
Không nên chỉ dựa vào việc ban quản lý cho phép nhận thư. Doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ pháp lý về công năng của phần diện tích dự kiến sử dụng.
Ảnh hưởng khi thay đổi trụ sở
Thay đổi địa chỉ có thể kéo theo cập nhật đăng ký doanh nghiệp, thông tin thuế, hóa đơn, tài khoản, hợp đồng, biển hiệu và giấy phép chuyên ngành. Nếu chuyển khác tỉnh, thành phố, cần rà soát thêm thủ tục với cơ quan thuế và hồ sơ lao động, bảo hiểm hoặc đầu tư.
Vì vậy, nên đánh giá khả năng sử dụng ổn định của địa điểm trong ít nhất giai đoạn đầu thay vì chọn địa chỉ chỉ để hoàn tất đăng ký.
Nguồn tham khảo
Nội dung mang tính tham khảo tại thời điểm cập nhật, không thay thế tư vấn cho một hồ sơ cụ thể.